Hva er budsjettering?
Budsjettering refererer til prosessen som brukes av selskapene der detaljprojeksjonen av inntektene og selskapets utgifter for den fremtidige spesifikke tidsperioden gjøres med tanke på de forskjellige interne så vel som eksterne faktorene som var rådende på den tiden.
Budsjettet er planen som har til hensikt å finne ut forventede driftsinntekter og utgifter til en organisasjon for en fremtidig periode. Med andre ord, for virksomhet, er enhetsbudsjettering prosessen med å utarbeide en detaljert oversikt over økonomiske resultater som er anslått for en viss periode. Det er å estimere fremtiden mens du tar ledelsesinnspillene med tanke på interne og eksterne faktorer i organisasjonen.
I alle organisasjoner spiller økonomiavdelingen en viktig rolle i utarbeidelsen av budsjettet i samråd med høyere ledelse. Det er et dokument som er henvist til helsesjekken til organisasjonen i løpet av den budsjetterte perioden.
Budsjettet er forberedt på å utføre forskjellige funksjoner som planlegging av aktiviteter, utvikling av prosjekter, testing og implementering av programmer osv. Det er mange slike funksjoner som en enhet forbereder det på. Dette kan øke sjansene for å tjene penger i det gitte miljøet og hjelpe beslutningsprosessen til ledelsen.
Imidlertid kan tilnærmingene deles inn i to hovedpunkter som nedenfor;
Top-Down tilnærming av budsjettering
I top-down-tilnærmingen utarbeider toppledelsen budsjettet i henhold til organisasjonens mål og overfører det til lederne for implementeringer. Forslaget og innspillene kan ha tatt fra lederne før det forberedes, men hensynet til deres forslag til slik forberedelse er kun på ledelsens vanhelligelse.
Top-down budsjettering begynner med estimering av kostnadene på et høyere nivå. Hele budsjettet er delt inn i oppgaver på første nivå, og deretter under oppgave og deretter under oppgave.
- Ledelse fra tidligere trender og erfaringer estimerer kostnadene og inntektene mens man holder interne så vel som eksterne påvirkninger i bakhodet, for eksempel en økning / reduksjon i lønnskostnader, landets økonomiske tilstand osv
- Erfaring og nåværende markedsforhold er kritiske elementer for utarbeidelse av budsjett. Det forventes at ledelsen kjenner til markedets aktuelle saker så vel som organisasjonens historie.
- Ledelsen kan ta innspill fra lederne ved den første forberedelsen. Dette vil hjelpe ledelsen til å erkjenne følelsene til lavere ansatte og forventninger på organisasjonsnivå.
- Ledelsen skal vurdere marginpress, makroøkonomiske faktorer som endring i skattelovgivningen, samt interne faktorer som ressursallokering.
- Ledelsen kan også se på jevnaldrende og deres budsjetter og lønnsomhet for å sammenligne det samme med organisasjonen. Dette vil bidra til å sette mål for organisasjonen og øke marginen eller lønnsomheten og utkonkurrere i markedet. Sammenligningen med jevnaldrende kan være på omsetningsnivå, kostnadsnivå eller samlet lønnsomhetsnivå. Denne øvelsen hjelper ledelsen med å finne ut årsakene til gapet mellom organisasjonene.
- Ledelsens innlegg når de har fullført budsjettet, kan igjen legge det til lederens innspill. Ledelsen kan vurdere innspill fra lederne og fullføre det samme.
- Etter ferdigstillelse skal ledelsen distribuere ressursene i henhold til målet som er satt av budsjettet, og om nødvendig skal de antydes for alle små forretningsenheter / avdelinger.
Fordeler
- Den vil ha en samlet funksjonell tilnærming i stedet for en divisjonell tilnærming, siden ledelsens bekymring vil være den samlede veksten i organisasjonen.
- Det vil være i de erfarne hendene, og ledelsen kan om nødvendig ta hjelp av en utenforstående.
- Det vil være raskt, og tverrdepartementale spørsmål skal ignoreres.
- Det vil være aggressivt mot organisasjonens vekst.
Ulempe
- Ledere / lavere ledelse vil bli motivert fordi de ikke har eierskap over budsjettet og har en tendens til å føle at ledelsen har satt seg praktisk talt umulige mål.
- Toppledelsen har kanskje ikke nær informasjon om organisasjonen, og det kan påvirke budsjettet.
- Mellomavdelingskommunikasjon vil treffe ettersom de ikke aner hvordan ledelsen setter mål for hver av dem.
- Ledelsens lange tid vil gå inn i dette og kan miste fra strategien.
- Det er fryktet som mindre nøyaktig, da toppledelsen ikke kan ha ideen om enhetsvise utgifter.
Eksempel
ABC Limited utarbeider budsjettet gjennom Top-down Approach. Ledelsen, for å øke den generelle lønnsomheten i organisasjonen, setter et mål for salgsteamet å selge 12000 enheter til en lavere pris for året. Produksjonsenheten kan imidlertid ikke produsere 12000 enheter i løpet av et år, og dette kan føre til en daglig sammenstøt mellom salg og produksjon. Hvis ledelsen også hadde tatt innspill fra produksjonsenheten, ville ikke denne situasjonen oppstått. På den annen side har salgsteamet, hvis de har nådd målet, forventet en økning eller insentiv for ordreboken, selv om det samme ikke ble levert på grunn av lavere produksjon. Ledelsen kan være nødt til å bære disse kostnadene uten noe tillegg i topplinjen.
Ta en titt på dette kurset om finansiell modellering, hvor du lærer alt om å projisere resultatregnskap, balanse og kontantstrøm sammen med viktige virksomheter, inntekter og kostnadsdrivere.
Bottom-up-tilnærming til budsjettering
I bottom-up-tilnærmingen skal lederne utarbeide avdelingsvis / forretningsenhetsmessig budsjett i henhold til informasjonen og tidligere erfaringer og presentere det samme for ledelsen for deres innspill og godkjenning.
Bunn-opp-tilnærmingen begynner med å identifisere de forskjellige operasjonene og oppgavene organisasjonen utfører. Hver enhet i organisasjonen skal avsløre ressursene og midlene som kreves av dem i sine budsjetter. Finansavdelingen konsoliderer deretter finansieringskravet til hele organisasjonen, og HR-avdelingen skal konsolidere ressursene som trengs. Det samlede budsjettet skal legges opp til ledelsen for godkjenning.
- Ledere fra tidligere erfaringer og deres engasjement i den daglige virksomheten skal utarbeide et budsjett for den kommende perioden. Ledelsen har bedt dem om å sette sine mål for inntekter og kostnader.
- Det forventes at ledere tar hensyn til markedsforhold og marginpress og hjelper dem med å gjøre det mer realistisk.
- Ledere forventes å gå utover det indre miljøet og også vurdere de eksterne påvirkerne.
- Ledere legger deretter budsjettet til ledelsen for gjennomgang og godkjenning. Den skal ha en forklaring for hver post, og hvis det er en betydelig avvik fra forrige periodebudsjett, bør det fremheves for ledelsen med forklaringen.
- Legg ut vurderingen og spørringsoppløsningen, den skal være ferdig og implementert i hver forretningsenhet.
Fordeler
- Lederne skal være motivert ettersom eierskapet til budsjettet er i deres hender.
- Det vil være mer realistisk ettersom ledere vil ha bedre kunnskap om driften i organisasjonen.
- Ledere vil være mer engasjerte i organisasjonen og målene som er satt av dem, ettersom de er eierne av den samme.
- Ledelsen vil nå bare måtte konsentrere seg om den overordnede forretningsstrategien i stedet for en forretningsenhetsmessig.
- Det kan være ganske nøyaktig for den enkelte oppgaven, noe som fører til total nøyaktighet over det totale budsjettet.
Ulempe
- Budsjettet er kanskje ikke på nivå med det overordnede målet for organisasjonen ettersom det er utarbeidet av lederne på forretningsenhetsnivå.
- Det kan være tregt, og tvister mellom avdelinger kan oppstå.
- Ledelsen kan miste kontrollen over organisasjonens prognoser.
- Ledere kan sette mål som er enkle å oppnå for å redusere presset fra dem.
Eksempel
Til en lavere pris budsjetterte salgsteamet salg på 20000 enheter, og de samme enhetene budsjettert med produksjon også med det ekstra incitamentet til alle arbeiderne @ $ 1. Til slutt oppnådde salgsteamet målet til en lavere pris og produksjonsteamet også. Likevel vil den generelle lønnsomheten i organisasjonen slå et slag som et insentiv gitt til produksjonen, så vel som et salgsteam, vil sette seg inn i kostnadene. Så det generelle målet for organisasjonen om å maksimere overskuddet vil ikke være tilstrekkelig selv om økningen i salg og produksjon.
Typer budsjett
Tilnærmingen til budsjett avhenger av organisasjonenes fase. En ny oppstart vil ha inkrementell eller Zero Base-budsjettering, mens et modent selskap kan ha Kaizen eller Base Budgeting. La oss diskutere de fem beste budsjettformene -
# 1 - Inkrementell budsjettering
Denne typen budsjettering kalles også som den tradisjonelle metoden, der den utarbeides ved å ta den nåværende periodens budsjett som referanseindeks, med trinnvise beløp som deretter legges til for den nye perioden.
I Inkrementell budsjettering starter tallene for hver utgift og inntekt med forrige års faktiske tall og justert for inflasjon, total markedsvekst og andre faktorer som ledelsen anser passende. I en organisasjon er for eksempel total lønn utbetalt til ansatte i et bestemt år $ 500.000. Når det er forberedt for neste år, skal ledelsens ting at de trenger fem nye ansatte til, som vil få utbetalt $ 30.000 hver, og også en økning på 10% til eksisterende ansatte. Derfor vil budsjettet for lønn være Rs. $ 700 000 ($ 500 000 + 10% økning til eksisterende ansatte + ($ 30 000 * 5 nye ansatte).
# 2 - Nullbasert budsjettering (ZBB)
I ZBB tilbakestilles alle tallene til null og får en ny tanke på alle elementene i budsjettet. De nye numrene til hvert element skal begrunnes med riktig resonnement og skal ikke være ad hoc-tall.
Denne typen budsjettering hjelper ledelsen med å unngå tradisjonelle utgifter som ikke lenger er nødvendige. Siden basen er null, kan ledelsen tenke nytt over hver utgiftspost og revurdere kravet eller mulig kostnadsbesparelse.
# 3 - Basisbudsjettering (BB)
Denne typen budsjett forberedt på å vite hvor mye utgifter vil være der bare for å overleve (going concern). Imidlertid skal eventuelle inkrementelle utgifter utover dette nivået være berettiget til kostnad i forhold til fordel av det samme.
Det er generelt blitt forberedt i selskaper som får en kontant knase. For å kutte kostnader, kan ledelsen bare lage et budsjett for overlevelse, og eventuelle utgifter utover skal kuttes. For eksempel - leie, strøm og hovedpersonale er avgjørende for å lede selskapet, men utgifter til opplæring, piknik og feiring er ikke nødvendig for selskapets overlevelse.
# 4 - Aktivitetsbasert budsjettering (ABB)
Denne typen budsjett er utarbeidet med den hensikt å identifisere de operasjonene som genererer kostnader for virksomheten og hvordan kan nevnte kostnader reduseres fra dagens nivå. Denne typen budsjettering brukes mest i en moden organisasjon.
Aktivitetsbasert budsjettering er en utvidet øvelse for å finne kostnadene for hver aktivitet i en stor organisasjon og vurdere verditilførselen av den samme. Denne øvelsen inkluderer også en alternativ prosedyre for å utføre den samme aktiviteten eller nå det samme målet mens du reduserer kostnadene. I nesten alle organisasjoner, direkte eller indirekte, blir denne budsjetteringen utarbeidet og utført. Det avhenger imidlertid av ledelsens fokus for å forstørre det eller redusere det til et visst nivå.
# 5 - Kaizen Budgeting
"Kaizen" betyr kontinuerlig forbedring, og denne typen budsjett er designet for kostnadsforbedringer og inntektsmaksimering.
Kaizen er et japansk ord som betyr kontinuerlig forbedring av arbeidspraksis, personlig effektivitet osv. Kaizen-budsjettering handler om innovative metoder for å forbedre organisasjonens effektivitet å levere. Kaizen-budsjettering bruker hovedsakelig av ledende organisasjoner, som har en langsiktig tilnærming, og kortsiktig kontantstrøm er ikke en stor avtale for dem.