Regnskapsregister (definisjon, eksempler) | Steg for steg

Definisjon av leverandørgjeld

Leverandørgjeldsbok, også kjent som kreditorens hovedbok, er datterselskapet som viser detaljene til de forskjellige leverandørene eller leverandørene i selskapet sammen med kontosaldoer som fremhever det utestående beløpet som selskapet skal betale.

Den sporer spesifikk betalbar informasjon for hver faktura, inkludert:

  • Fakturadato
  • Fakturanummer
  • Navn på leverandør / leverandør
  • bestillings antall
  • Beløp som skal betales

Hovedbokssaldoen for leverandørgjeld sammenlignes med den endelige gjeldsbalansen for å sikre at begge kontoene samsvarer. En slik sammenligning blir gjort som en del av avslutningsprosessen for perioden (kvartalsvis / årlig).

Eksempel på leverandørgjeld

La oss analysere eksemplet nedenfor for mer forståelse:

Kjøpstransaksjonene for Titan Sports Gear Company er:

  • 12. mars: Kjøpte $ 20.000 vareutstyr, med vilkår på 2/15 n 45, FOB-destinasjon fra Mighty Sun Suppliers
  • 18. mars: Returnerte varer til en verdi av $ 3000, som ble skadet under forsendelsene 12. mars.
  • 27. mars: Betalt for varene til kjøpet 18. mars fra Mighty Sun Suppliers minus retur og rabatt.

Regnskapstransaksjonene ble registrert under metoden for kontinuerlig varebeholdning i følgende regnskapsførte journaler:

Kjøpsjournal

Merchandise Inventory A / C Dr ……………………………………………… $ 20.000

                Leverandørgjeld A / C ………………………………………………………………… $ 20.000

Kontantutbetalingsjournal

General Journal

Disse tidsskriftene vil bli lagt ut videre i leverandørgjeld som nedenfor:

Leverandørkonto: Mighty Sun-leverandører

Leverandør- / datterselskapet vil følgelig bli oppdatert for Might Sun Suppliers som:

Som vi kan se fra tabellene ovenfor, er leverandørbalansen for Mighty Sun Suppliers $ 0 (NIL), og den gjeldende saldoen er også $ 0 (NIL). Siden begge samsvarer nøyaktig, er det ikke viktig å utarbeide en hel betalingsplan. Hvis et saldobeløp er ventet, vil det være nødvendig å lage en egen betalingsplan. 

Behandlingen av kundefordringer vil også være på en lignende måte.

Imidlertid må det være en viss forsiktighet og konsistens som kreves for å opprettholdes. Dette eksemplet er bare for én leverandør og en måned. Det kan være flere oppføringer og flere leverandører for et firma. Derfor bør det være en ordentlig mekanisme på plass uten rom for feil, siden forsoning kan være en vanskelig oppgave.

Problemer i samsvar

Nedenfor er måtene General Ledger-kontrollen kan komme ut av synkronisering med leverandørgjeld:

  1. Det er gjort en manuell oppføring i en av bøkene, og ingen andre poster har blitt ført. Dette vil gjøre forsoning vanskelig.
  2. Bokføring til hovedbok (GL) fra leverandørmodulen kan ha blitt slått av på et tidspunkt. Dette er spesielt i tilfelle datastyrt opptak av oppføringer.
  3. En posteringsoppgave kan ha blitt avbrutt enten på grunn av menneskelige feil eller strømbrudd under jobben. En transaksjonslogg bør vurderes for oppføringer utenfor balansen. Hvis en komplett batch mangler, bør fakturahistorikken sammenlignes med hovedboken.
  4. Det er en mulighet for at alle innlegg skjer vellykket på tidspunktet for oppføringen, men filen ble skadet i mellomtiden. Som en forebyggingsmetode skal kopier av filen lagres i fysisk eller elektronisk format.

Fordeler med leverandørgjeld

  • Denne hovedboken kan tilby et raskt øyeblikksbilde av gjeldende leverandørsaldoer.
  • Det er nyttig som en modell for internkontroll og revisjon.
  • Ledere og bokførere kan sammenligne dattersaldoen med hovedbokssaldoen for å forhindre feil.
  • Det hjelper videre med å adskille plikter blant ansatte. Det ville være en egen ansatt som registrerte transaksjonen og en annen som sjekket for potensielle feil. Det vil sikre effektivitet og sterk intern kontroll.
  • Denne informasjonen kan brukes til å lage en aldringsrapport som videre viser navnet på leverandøren med individuelle forfalte varsler. Det fremhever også det utestående beløpet for hver faktura som ikke er betalt. Endringene i kontantstrømmen forårsaket vil også bli fremhevet.
  • I tillegg, hvis det øker antall senfakturaer, kan det fremheve problemer med kundefordringssamlingene. Det påpeker at kundene tar lenger tid enn vanlig å betale, noe som kan kreve øyeblikkelig oppmerksomhet.

Konklusjon

Det er ikke obligatorisk, men å foretrekke å holde regnskapet rent og organisert. Slike hovedbøker hjelper med å holde oversikt over mottatte og betalte betalinger i flere år. Det er også et viktig verktøy under revisjonsprosessen, og det kan lykkes å koble det sammen hvis du undersøker individuelle poster.

Regnskapsførere eller enkeltpersoner med en grad i handelsbakgrunn kan utføre slike oppgaver, noe som gjør det lettere for små kontorer og leverandører å føre slike kontoer.