Hva er et hovedbudsjett?
Hovedbudsjett kan defineres som aggregering av alle budsjetter på lavere nivå som beregnes av forskjellige funksjonelle områder av virksomheten, og er en strategi som dokumenterer regnskapet, kontantstrømsprognosen, økonomiske planer og også kapitalinvesteringer.
Forklart
Siden i et selskap er det forskjellige avdelinger som kan utføre forskjellige funksjoner, og hver av dem utarbeider et budsjett og prognoser utgiftene og inntektene som anslås å pådra seg. Det inkluderer budsjetterte regnskaper, forventede kontantstrømmer og økonomiske planleggingsestimater laget av selskapet. Hvert selskap har satt mål og mål for hvert år, og det er gjennom disse budsjettene at selskapet utarbeider handlingsplanen for å oppnå dem.
- De forskjellige budsjettene som til slutt rulles opp innenfor et hovedbudsjett er direkte arbeidsbudsjett, direkte materiellbudsjett, ferdigvarebudsjett, produksjonsutgiftsbudsjett, produksjonsbudsjett, salgsbudsjett, kontantbudsjett, anskaffelse av kapital og salg og administrasjonsbudsjett. Det kan presenteres i måneds- eller kvartalsform i henhold til kravet og dekker hele regnskapsåret.
- Hovedbudsjettet er planleggingsverktøyet som brukes av ledelsen til å lede og bedømme ytelsen til de ulike ansvarssentre som er bosatt i en organisasjon for å ha riktig kontroll. Dette budsjettet gjennomgår flere iterasjoner før det blir godkjent av toppledelsen til å tildele midler tilsvarende. Dette budsjettet er utarbeidet under veiledning av budsjettdirektøren, som vanligvis er selskapets kontroller.
- Det sentrale aspektet å huske på dette budsjettet er at det er summen av alle de enkelte budsjettene som er laget i separate avdelinger, og dermed gir en viktig kobling mellom salg, produksjon og kostnader. Det bidrar til å sikre at alle avdelingene samarbeider i koordinering for å oppnå det felles målet for den samlede virksomheten.
Eksempel på hovedbudsjettet
Når et selskap gjennomgår prosessen med fusjon og oppkjøp, er hovedbudsjettet forberedt på å se hva selskapet tjener på transaksjonen med å anskaffe målselskapet. For eksempel har hvert selskap en HR- og administrasjonsavdeling. Når et selskap ervervet, vil dette resultere i to staber i samme kategori. Det er her selskapet må lage budsjettet for å bestemme hvem som skal beholde og hvem de skal gi slipp på for bedring av virksomheten. Dermed må ledelsen utarbeide dette budsjettet før de legger noen utvidelsesplaner. Dermed har hovedbudsjettet detaljert informasjon om fremtidige regnskaper og kontantstrømmer estimert etter å ha vurdert aktuelle lånesatser, kontantstrømmer og gjeldsgrenser.
Hoveddeler av hovedbudsjettet
Den har to deler, hovedsakelig: driftsbudsjettet og økonomibudsjettet.
# 1 - Driftsbudsjett
Det er relatert til firmaets driftsaktiviteter og inkluderer genererte inntekter og påløpte utgifter. Dette presenteres i utgangspunktet i form av den budsjetterte resultatregnskapet som representerer de inntektsgenererende aktivitetene som drives i en organisasjon.
# 2 - Økonomisk budsjett
Det viser informasjon om firmaets økonomiske stilling. Det representerer også kontantbudsjettet, som gir informasjon om tilgjengeligheten i kontanter. Økonomibudsjettet utarbeides ved å lage en budsjettert balanse som bruker informasjon fra driftsbudsjettene.
Fordeler
- Det fungerer som en motivasjon for de ansatte da de kan bedømme den faktiske ytelsen med den ønskede og derved kjenne forbedringsområdene.
- Det fungerer som et sammendragsbudsjett for eierne, da de vet hva virksomheten anslår å tjene og hva det vil medføre for å nå målene.
- Siden budsjettet er et estimat for hele året, hjelper det å identifisere problemene på forhånd og dermed gi ledelsen tid til å fikse det samme. Derfor hjelper det med totalplanlegging på forhånd.
- Med riktig budsjett hjelper det å estimere organisasjonens kortsiktige og langsiktige mål og oppnå dem med riktig kanalisering av ressursene.
Hovedbudsjettproblemer
- Mens du estimerer kontanter eller lager kontantbudsjett, blir det utfordrende å forutsi netto endring i arbeidskapital fra en periode til en annen. Som når selskapet er i vekstfasen, kan arbeidskapitalen synke kraftig, noe som kan føre til negative tall på grunn av kontantstrøm når investeringene øker. Dermed skaper det et stabilt antall arbeidskapital problemer for ledelsen ettersom det resulterer i et urealistisk resultat i tilfelle selskapet er i vekstfasen.
- Et lignende problem oppstår med en varelager. Som om selskapet forutsier mer salg, vil dette føre til økende varelager og dermed resultere i negativ arbeidskapital.
- Generelt, for å oppnå det fastsatte budsjettet, reduserer de ansatte salget og estimerer de høyere utgiftene når ledelsen tvinger organisasjonen til å overholde budsjettet, og derved avviker fra organisasjonens mål.
- Å ha et hovedbudsjett fører til ekstra generalomkostninger, ettersom organisasjonen trenger en ekstra finansanalytiker som kan spore avvikene og utarbeide den detaljerte analyserapporten om eventuelle avvik.
- Ledere er mer fokusert på å oppnå budsjettmålene, ettersom deres insentiver er knyttet til det, ignorerer de eventuelle nye muligheter som kommer.
- Et annet problem med hovedbudsjettet er at det ikke er lett å endre. Selv en liten endring krever mange trinn, og dermed rister hele organisasjonsplanleggingen.
Konklusjon
Dermed er hovedbudsjettet et års plandokument som brukes som et verktøy for ledelsen for å identifisere sine mål i god tid og kanalisere organisasjonsressursene mot det. Det gir en grov retningslinje for selskapets forventninger på kort sikt. Det skal bemerkes at budsjettet skal utarbeides med største forsiktighet, ettersom det påvirker den operasjonelle ytelsen til hele organisasjonen.