Regnskapskontroll er prosedyrene og metodene som brukes av et foretak for forsikring, gyldighet og nøyaktighet av regnskapet, men disse regnskapskontrollene brukes for overholdelse og som en garanti for selskapet og ikke for å overholde lover, regler og forskriftene.
Hva er regnskapskontroll?
Regnskapskontroll er tiltakene og kontrollene som er vedtatt av en organisasjon som fører til økt effektivitet og samsvar i hele organisasjonen, og sikrer at årsregnskapet er nøyaktig når det presenteres for revisorer, bankfolk, investorer og andre interessenter.
Det er forskjellige typer kontroll som brukes i en organisasjon. Det er heller ingen rett frem kontrollpolitikk som gjelder for alle organisasjoner. Anvendelsen av kontroller for hver organisasjon er designet og implementert for å passe dens behov, type virksomhet, ambisjoner, mål og andre retningslinjer.
Typer regnskapskontroller
Det er tre hovedkategorier for internkontroll.
# 1 - Detektivkontroller
Som navnet antyder, er disse kontrollene kontrollene på plass for å oppdage avvik og avvik fra de til enhver tid gjeldende retningslinjene. Det tjener også formålet med integritetskontrollen.
For eksempel - en overraskelseskontroll av den faktiske kontantbalansen i hånden med kassereren og kontantsaldoen per konto, vil sikre om kassereren gjør jobben sin nøyaktig eller ikke. Det kan også gjenspeile eventuelle bokføringsfeil. I et datastyrt miljø der tallene er enorme i volum og slutt til slutt behandling av kontoer gjøres av systemet, i slike tilfeller vil vi kanskje sette en testfaktura og spore den til kontofinansiering for å se om det gir ønsket resultat og det er i samsvar med regelverket.
På samme måte som å sammenligne faktisk fysisk lager på lageret og sluttbeholdningen som per bøker, vil det vises om det er et problem i lagerbehandlingen, noe tyveri eller normalt tap. Å kontrollere at alle eiendelene som vises i bøkene er fysisk til stede, sikrer også sikkerheten til eiendelene.
Nå ved eksempler har vi forstått at detektivkontroller brukes uregelmessig og er mer av revisjonskarakter for å identifisere feil eller avvik.
# 2 - Forebyggende kontroller
Kontrollene brukes daglig i organisasjonen for å stoppe feilene eller avvikene som skjer i utgangspunktet. Vi kan si at dette er reglene som alle i organisasjonen må overholde i sin daglige jobb.
For eksempel - i et regnskapsmiljø, når en person bestiller en faktura, går den til en annen person for fagfellevurdering og godkjenning. Når fakturaen er regnskapsført, utføres betalingen av et annet team. Dette kalles segregering av plikter, og det sikrer at en person hver dag ikke har kontroll over bestilling og betaling av fakturaer.
Jobbrotasjon er et klassisk eksempel på forebyggende kontroll. I en stor organisasjon eller på et kritisk sted overføres personellet med jevne mellomrom for å sikre at enhver person ikke har tilgang til data eller eiendeler i en lengre periode, noe som sikrer at personen ikke blir involvert i tyveri eller ulovlig aktiviteter.
I et datastyrt miljø er sikkerhetskopiering av data daglig i skyen også en forebyggende kontroll for å unngå tap av data.
# 3 - Korrigerende kontroller
Dette er kontrollene som kommer til å redde når forebyggende og detektiv begge kontrollene ikke har klart å unngå en feil. I et regnskapsmiljø er det et eksempel på korrigerende kontroller som legger til en justering eller utbedring. Når bøkene er stengt etter regnskapsåret og revisorer finner et problem som må behandles. Åpne regnskapsårbøkene på nytt og foreta justeringene som en revisor ber om, er også en del av en korrigerende kontroll.
For eksempel - Mens regnskapsføreren posterte en journaloppføring, har han belastet Mr. Tom i stedet for Mr. Robert for $ 500. I dette tilfellet er prøvebalansen fortsatt enig, og senere etter verifisering av reskontorer ble denne feilen identifisert. Rettelsesoppføringen her er å belaste Mr. Robert og kreditere Mr. Tom, hver med $ 500. Dette kalles korrigerende kontroll.
Eksempler på regnskap intern kontroll
Nedenfor er eksempler på regnskapskontroll.
- Oppdeling av plikter - behandler og godkjenner bør være to forskjellige personer.
- En uavhengig bruker-ID og passord skal gis til alle ansatte.
- Fysisk verifisering av beholdning og eiendeler bør gjøres.
- Bankavstemming og andre avstemminger mellom prøvebalanser bør gjøres.
- Standard driftsprosedyrdokumenter bør lages angående prosessflyt.
- Overraskelseskontroll av småpenger og kontantbeholdninger.
Fordeler med regnskapsmessig intern kontroll
Nedenfor er noen av fordelene med regnskapskontroll.
- Handlingsloggen identifiserer personen som er ansvarlig for eventuelle feil.
- Nøyaktighet i regnskap og fondssøknad
- Effektiv bruk av ressursene til det tiltenkte formålet
- Nyttig i tilrettelegging for revisjon
- Et sterkt fundament for en mer betydelig vekst
- Identifisering og utbedring av identifisert avvik
- Sparing av kostnader og ressurser
Ulemper ved regnskapets interne kontroller
Nedenfor er noen av ulempene med regnskapskontroll.
- Noen ganger irriterende og tidkrevende for ansatte
- De høye kostnadene ved å opprettholde kontroller og standarder
- Overavhengig for regnskap og revisjon
- Kopiering av arbeid
Viktige punkter å merke seg om endring i regnskapskontroll
- Enhver endring i den ene prosessen påvirker den andre.
- Endringen skal ikke gjøres midt i en regnskapsperiode, da det vil påvirke transaksjonsflyten.
- Eventuelle endringer bør informeres til revisorene.
- Enhver endring bør også dokumenteres og kommuniseres godt med alle interessentene.
- Det skal være kostnadseffektivt.
Konklusjon
Regnskapsføring av interne kontroller er ikke en nylig utvikling, disse har vært på plass i lang tid. Den viktigste fordelen med regnskapskontroll er at den gjenoppretter troen til allmennheten på børsnoterte selskaper. I kjølvannet av høyverdige skandaler i USA av selskaper som Tyco og Enron rystet allmennhetens tillit til regnskapssystemet.
SOX er også kjent som Sarbanes-Oxley Act, ble vedtatt av den amerikanske kongressen for å beskytte interessentene mot eventuelle regnskapsskandaler. Dette gjør det også til en tvang for organisasjoner å følge retningslinjer for offentliggjøring av selskaper og andre krav. Poenget her er at regnskapskontroll i dag er en integrert del av enhver organisasjon, uten hvilken regnskapssystemet er som en bil uten bremser, og ingen ønsker å ta en tur i en slik bil. Så det er viktig at enhver organisasjon som ønsker å vokse seg stor og bedre, må ha robust regnskapskontroll på plass.