Hva er innkjøpsjournaler?
Innkjøpsjournaler er spesialjournaler som brukes av en organisasjon for å holde oversikt over alle kredittkjøpene. Det er også kjent som innkjøpsbok eller innkjøpsdagbok. Mens kredittransaksjoner er registrert i innkjøpsboken, føres kontantkjøp i en generell journal. Det er verdt å nevne at bare kredittkjøpet av varer er registrert i slike tidsskrifter, og eventuelle kapitalutgifter er ekskludert.
De fleste organisasjoner har en egen innkjøpsavdeling som tar seg av den komplette innkjøpsprosessen, som er identifikasjon av nødvendige varer, klassifisering, pristilbud, bestilling og bekreftelse av mottak av varer som samsvarer med ønsket beskrivelse.
Komponenter av innkjøpsjournal
# 1 - To fester
I hvert kjøp er det to parter, en kjøper og en selger. Begge parter godtar en pris som betales av kjøperen med tanke på varer eller tjenester. Denne kjøpesummen er transaksjonsbeløpet for alle kjøpsjournaler. Personen eller organisasjonen som kjøpet er gjort fra, heter Leverandør, og når du kjøper inn på kreditt, vil leverandøren fremstå som kreditorer i balansen til tidspunktet for betaling.
# 2 - Kredittkjøp
En organisasjon anskaffer forskjellige varer og tjenester fra flere leverandører. Når varer kjøpes på kreditt blir følgende journaloppføring lagt ut - La oss si at X Ltd. kjøpte varer for $ 500 fra Y Ltd. -
Når betaling er utført -
# 3 - Faktura
Faktura er et dokument som selgeren utsteder til kjøperen. Det er et detaljert dokument. Den inneholder fakturadato, navn og adresse på leverandøren, navnet på organisasjonen det faktureres til, adresse og navn på organisasjonen der varene sendes, mengde og beskrivelse av varene, betalingsmåte som trengs av suppler, valutaen av fakturaen, avgifter osv. Faktura er et viktig dokument, som er et spørsmål sammen med varer, og når den når kjøperen, vil kjøperen matche varene som er kommet med innkjøpsordren.
# 4 - Innkjøpsavdeling
De fleste organisasjoner har en egen innkjøpsavdeling som er ansvarlig for anskaffelse av varer. Så når en person eller avdeling trenger noen varer, må de sende en forespørsel til innkjøpsavdelingen. Hvis varene allerede er tilgjengelig på lager eller lager, vil kjøpsavdelingen utstede varene. Hvis varene ikke er tilgjengelige, vil innkjøpsteamet identifisere leverandøren som spesialiserer seg på nødvendige varer, og de vil plassere bestillingen. Når bestillingen er ankommet, vil de sjekke at den samsvarer med ønsket beskrivelse, og at antallet samsvarer med det som ble forespurt. Når innkjøpsavdelingen har bekreftet at varer er mottatt, går fakturaen til kontoer for betaling.
# 5 - Kredittnota
I tilfeller der varene som leveres ikke samsvarer med beskrivelsen, har kvalitetsproblemer eller skader, og kjøperen må returnere den til leverandøren. Deretter vil leverandøren utstede et dokument kalt kreditnota, som vil bli justert mot betaling av varer i fremtiden. La oss si at X Ltd. returnerte en verdi av $ 1000, og Y Ltd. utstedte en kreditnota for den verdien. Neste gang X Ltd. vil kjøpe $ 5000, må den bare betale $ 4000, da $ 1000 vil bli justert mot kreditnotaen.
# 6 - Innkjøpsbok
Innkjøpsboken registrerer alle kredittkjøpene på ett sted, og detaljer om leverandører, fakturanummer, valuta, mengde og andre detaljer er nevnt der. Saldoen for disse leverandørene fra innkjøpsboken overføres til individuelle hovedbøker, og totalt belastes utgiftshode til en utgiftskonto. Dette er en av de grunnleggende bøkene i bokføringsprosessen, som er viktig for å utarbeide saldoer, prøvebalanse og sluttregnskap. Nedenfor er en eksemplar på kjøpsbok XYZ Ltd for august 2019. I dette tilfellet vil saldoen på $ 500, $ 1000 og $ 2000 bli bokført til individuelle hovedbøker fra Nike, Adidas og PUMA Ltd. Dessuten belastes kjøpskontoen med $ 3.500.
Fordeler med innkjøpsjournaler
- Detaljene til alle leverandørene finnes på ett sted, noe som hjelper til med å avstemme hovedbalanser og prøvebalanse
- Enkel å vedlikeholde og spore data for leverandøranalyse
- Det totale kredittkjøpet og kjøpstypen finnes på ett sted
- Et viktig dokument for at innkjøpsavdelingen skal fungere greit
- Under årsrevisjonen blir det å finne fakturanummer relatert til eventuelle leverandører tilgjengelig fra innkjøpsjournaler
- En av de berømte og mye vedlikeholdte bøkene
Ulemper ved innkjøpsjournaler
- Det trengs en egen regnskapsfører som koster tid og penger
- Hvis feil leverandørkonto er valgt i innkjøpsboken, fører det til feil i utarbeidelsen av prøvebalanse og sluttregnskap
Konklusjon
Innkjøpsjournaler er en viktig og viktig del av regnskapsprosessen til enhver organisasjon. Når det implementeres nøye, vil et lydsystem hjelpe deg akkurat i tide kjøp, noe som vil føre til sparing i tid og penger. Kjøpsanalysen hentet fra disse tidsskriftene hjelper også i forhandlingene om nye kontrakter. Innkjøpsjournaler hjelper også til med kreditoradministrasjon, sporing av returnerte varestatus, kreditnotaer og oppdaterte reskontosaldoer fra leverandører, som alle kreves for at en bedrift skal være vellykket og oppdatert. Det hjelper også med tilrettelegging av revisjon ved å gi de dataene som er nødvendige for revisorer.